Irgendwann hörte das Werkzeug auf, nur für mich zu arbeiten, und wurde zur Koordinations-Schicht des ganzen Teams, für Kollegen und Externe gleichermassen.
Vom Einzelplatz zum Team
Am Anfang war das Werkzeug für genau eine Person gedacht: ein Zugang, ein Nutzer, die KI las und schrieb Tasks, damit ich aufhören konnte, zwischen Chat und YouTrack zu kopieren. Mehr brauchte es nicht.
Das änderte sich, als ein weiterer Arbeitskollege KI-enabled (KIE) in den Projekten dazukam. Plötzlich arbeiteten zwei Menschen gemeinsam mit ihrer jeweils eigenen KI an denselben Projekten, aber das System kennt nur einen Verantwortlichen. Also stellte sich die Frage, wer führt.
Dazu kam ein zweites Problem: Jede KI muss auf dasselbe Framework geschult sein. Ein Grossteil der Regeln, die bis dahin nur für meine KI galten, musste auf das Team übertragen werden.
Hier hat sich ausgezahlt, dass ich früh genug angefangen hatte, Git zu benutzen. Wir haben ein zentrales Git aufgebaut, und seitdem leben die Konventionen dort. Der Grund ist die Geschwindigkeit: Git repliziert nach lokal, und so kommt die KI beim Start eines Chats sofort an die Markdown-Files mit den Konventionen. Über YouTrack wäre dieser Zugriff zu langsam.
Die Antwort war ein einfaches Modell: genau ein Lead pro Aufgabe, zusätzliche Mitarbeiter in einem eigenen Feld. Dieses Feld gab es im MCP noch nicht, also habe ich es mit der KI dazu entwickelt, genau dann, als ich es brauchte. So ist das ganze Werkzeug entstanden: nicht als Nebenprojekt, sondern nebenbei. Wenn in der laufenden Arbeit etwas fehlt, entwickeln wir es dabei gleich dazu.
Das ist der eigentliche Unterschied zu einem gekauften Tool. Es passt genau auf den eigenen Bedarf, weil es aus genau diesem Bedarf entsteht, und es wächst weiter, während man damit arbeitet. Sich die eigene Arbeitsumgebung genau auf die eigenen Bedürfnisse weiterzuentwickeln, während man darin arbeitet, verändert die Arbeit von Grund auf. Die erste Team-Funktion war damit weniger eine Technik-Frage als eine Führungs-Frage, die ich dann technisch KI-gestützt abgebildet habe.
Externe im selben Kanal
Auch Externe kommunizieren über genau denselben Kanal. Im System ist ein externer Dienstleister schlicht ein Mitarbeiter mit sehr kleinem Sichtfeld: Wer länger mitarbeitet, bekommt ein eigenes Konto mit minimalen Rechten und brieft sich aus den verlinkten Artikeln selbst; wer nur punktuell dabei ist, hinterlässt seine Spur über die Protokoll-Disziplin, indem jede Zusage mit Datum als Kommentar ins System kommt. Die eine Wahrheit ist in beiden Fällen dieselbe, und sie liegt bei uns.
Die Dienstleister arbeiten dabei mit YouTrack, nicht mit unserem Framework. Sie müssen es auch gar nicht kennen. Es reicht, dass sie auf einen Auftrag im Kommentar antworten.
Genau darin liegt der Vorteil: Kommt die Antwort auf einen Auftrag als Kommentar zurück, hat das Framework den aktuellen Stand sofort. Kein Mail-Verkehr, der irgendwo nachgetragen werden müsste, keine Projektdokumente, die jemand pflegen muss. Und ich kann den Projektstand jederzeit abfragen.
Ein Auftrag, den jeder versteht
Dabei ergibt sich noch ein Nebeneffekt: Ein Auftrag wird in Zusammenarbeit mit der KI so klar geschrieben, dass ihn jeder ohne Rückfrage versteht.
Innerhalb des Teams läuft das besonders flüssig: Der Mensch handelt, und die KI informiert oder aktiviert die Teammitglieder über neu erstellte Tasks. So kann ein Task zur Schnittstelle zwischen zwei Team-Mensch-KI-Gespannen werden.
Der KI-Projektkontroller
Auf all dem sitzt der KI-Projektkontroller. Im Team führen wir mehrere Infrastruktur-Projekte parallel, und die eigentliche Last ist, den Überblick zu behalten: wer arbeitet woran, wer wartet auf wen. Früher musste ich mich über jeden Task-Status manuell informieren. Heute macht das die KI als Zusammenfassung automatisch jeden Morgen. Das Zieldatum in den Tasks wird mit Last Due Date versehen, und die KI liest automatisch quer über alle Projekte und meldet, was überfällig ist. Zum wöchentlichen Standup liegt der Querschnitt fertig vor: pro Projekt Stand, Blocker, offene Zusagen, intern wie extern.
Am Ende hat diese Drehscheibe nicht die Zusammenarbeit verändert: Sie hat das Vergessen abgeschafft. Jede Zusage hat ein Datum, jede Entscheidung eine Begründung, und nichts versandet mehr in einem Postfach. Der Überblick liegt im System, nicht mehr in einem einzelnen Kopf. Für ein kleines Team ist das oft der entscheidende Unterschied in der Effizienz, Projekte abzuarbeiten.