Doku, die niemand nachführt, ist eines der ältesten Probleme in der IT. Sie entsteht hinterher, wenn überhaupt, meistens unter Zeitdruck, weil Ressourcen knapp sind. Ein paar Monate später stimmt sie nicht mehr. Bei mir hat sich das Problem erledigt, ohne dass ich disziplinierter geworden wäre. Die Dokumentation schreibt sich als Nebenprodukt der eigentlichen Arbeit.
Warum die Doku sofort stimmt
Der Grund ist einfach: Die KI arbeitet an der Aufgabe ohnehin mit, also entsteht die Doku im selben Arbeitsgang: ein Abschluss-Kommentar am Task, das Update des betroffenen Wissensartikels, bei einer Entscheidung eine Zeile in der Entscheidungstabelle mit Datum und Begründung. Nichts davon ist ein eigener Schritt hinterher. Und weil es sofort entsteht, stimmt es auch.
Das ist auch wichtig, weil die fortlaufende KI-gestützte Projektarbeit immer abhängig vom aktuellsten Projektstand ist. Dadurch muss jederzeit die ganze Doku bzw. der erreichte Projektstand stimmen, und dadurch stimmt auch immer die Doku.
Was wo und in welcher Tiefe dokumentiert wird
Das Überraschende war, wo die eigentliche Arbeit lag. Nicht darin, die KI zum Dokumentieren zu bringen; das tut sie von allein, eher zu viel. Sich selbst überlassen produzierte sie in den Projekttasks viel Rauschen, wie z. B. Kommentare über ihren eigenen Arbeitsmodus, aufgeblähte Kopfzeilen, dieselbe Information an zwei Orten. Die Arbeit war, der KI beizubringen, was wo und in welcher Tiefe dokumentiert wird. Entstanden ist das über Korrekturen während der KI-gestützten Projektarbeit, die nach und nach zu Regeln wurden.
Somit ist heute ein Kommentar in den Projekttasks eine Information an den nächsten Bearbeiter über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte. Die detaillierte Doku gehört in den Projekt-KB-Artikel mit Verlinkung im Projekttask. Somit bleibt der Task schlank und über den Link findet man die Details, wenn man sie benötigt.
Für den richtigen Detailgrad gibt es eine simple Regel: Schreibe für die Person, die das in einem Jahr liest und dich nicht mehr fragen kann.
Bleibt die Frage, ob eine von der KI geschriebene Doku überhaupt taugt. Drei Dinge sorgen dafür:
Erstens: Ein Template je Artikeltyp, sodass jeder Inhalt in eine bewährte Form kommt, statt jedes Mal eine neue zu erfinden.
Zweitens: Die Freigabe, bei der ein Mensch den Artikel fachlich prüft.
Drittens: Am wirksamsten ist der tägliche Gebrauch. Diese Doku wird von der nächsten Session und von Teammitgliedern gelesen, die auf ihrer Basis weiterarbeiten. Bei KI-gestützter Projektarbeit fällt schlechte Doku sofort auf, weil die KI die Differenzen schneller erkennt als der Mensch. Der Massstab ist am Ende einfach: Gut ist eine Doku, wenn man auf ihrer Grundlage handeln kann, ohne vorher jemanden zu fragen.
Von Word- und Excel-Files zur automatischen Doku, die «mitdenkt»
Was das praktisch heisst, sieht man am Vergleich. Früher war Doku eine Word-Datei namens «Konfiguration_final_v2» von vor drei Jahren, mit Screenshots einer Oberfläche, die es nicht mehr gibt, geschrieben von jemandem, der die Firma längst verlassen hat. Niemand weiss, was davon noch stimmt. Heute ist es ein Artikel mit klarem Kopf, aktuellem Stand, einer Entscheidungstabelle für das Warum und einer Liste bekannter Fallen. Und weil jede Entscheidung ihre Begründung mitträgt, verhindert die Doku sogar, dass später jemand aus Unwissen rückgängig macht, was einmal mit gutem Grund entschieden wurde.
Vertrauen entsteht auch dort, wo die Doku zugibt, etwas nicht zu wissen. Bei der automatischen Erfassung dutzender Systeme liess sich bei einem System die Netzwerkzuordnung aus der Quelle nicht eindeutig ablesen. Die KI hat das Feld nicht plausibel gefüllt, sondern die Lücke gemeldet und einen Task zur Nacherfassung erstellt.
Eine Wissensbasis ohne Pflegeproblem
Über die Monate ist aus all diesen Arbeitsspuren eine Wissensbasis mit hunderten Artikeln geworden, ohne dass es je eine «Doku-Woche» oder ein Aufräum-Projekt gegeben hätte. Jeder Arbeitsgang hat seine Spur hinterlassen, und die Summe der Spuren ist das Gedächtnis, mit dem die KI heute arbeitet. Klassische Wiki-Projekte scheitern selten am Anfang, sondern an der Pflege.
Daher ist die automatische Doku ein wertvolles Nebenprodukt KI-gestützter Arbeit.